PORTARIA PR Nº 08/2012

Celso Lafer, Presidente da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais, e

Considerando a importância de se implementar a política de gestão documental nesta Fundação, visando à elaboração e à aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos, com conformidade com as disposições do art. 216 da Constituição Federal;

Considerando a importância de identificar e elaborar a tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, condição preponderante para assegurar o acesso à informação, com conformidade com as disposições da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e do Decreto Estadual nº 58.052, de 16 de maio de 2012, que regulam o acesso à informação e define procedimentos a serem observados pela Administração Pública;

RESOLVE:

Artigo 1º - Instituir a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, diretamente vinculada à Presidência, que será integrada por membros indicados pelo CTA, sendo:

a) um representante da Presidência da FAPESP, que a presidirá;

b) um representante da Presidência do CTA;

c) um representante da Diretoria Administrativa;

d) um representante da Diretoria Científica;

e) um servidor da Procuradoria Jurídica;

f) um servidor da Gerência Financeira;

g) um servidor do Arquivo e Protocolo;

h) um servidor da Gerência de Informática;

i) o representante responsável pelo Serviço de Informação ao Cidadão - SIC

Artigo 2º - À Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, no âmbito de suas atribuições, compete:

I – Quanto à política de gestão documental:

a) Atuar como interlocutora da Unidade do Arquivo Público do Estado, da Casa Civil, por meio de seu Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP, de modo a disseminar as normas e procedimentos técnicos em seu âmbito de atuação, solicitando orientação sempre que necessário;

b) Elaborar proposta de Plano de Classificação e de Tabela de Temporalidade de Documentos relativos às atividades-fim da Fundação;

c) Orientar a implementação da política de gestão documental e efetiva aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos, inclusive em relação aos documentos digitais;

d) Consultar, em caso de dúvida, a Procuradoria Jurídica acerca das ações judiciais encerradas ou em curso nas quais a Fundação figure como autora ou ré, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos;

e) Comunicar ao Arquivo Público do Estado a existência de outros documentos de arquivo não indicados no “Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio” para sua inclusão, bem como a necessidade de elaboração de normas e procedimentos que se fizerem necessários para o aperfeiçoamento da gestão documental na FAPESP;

f) Planejar a revisão periódica do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim;

g) Coordenar a eliminação de documentos em conformidade com as determinações do Decreto nº 48.897/2004 e da Instrução Normativa APE/SAESP nº 02, de 02/12/2010, fazendo publicar no Diário Oficial os devidos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos;

h) Propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos destinados à eliminação, nos termos da legislação vigente;

II – Quanto à política de acesso:

a) Orientar a gestão transparente dos documentos, dados e informações da entidade, visando assegurar o amplo acesso e divulgação;

b) Realizar estudos visando à identificação e elaboração de tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais da FAPESP;

c) Encaminhar aos Dirigentes da Fundação a tabela mencionada no inciso II, alínea b, deste artigo, bem como as normas e procedimentos visando à proteção de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, para oitiva do órgão jurídico e posterior publicação;

d) Orientar os servidores sobre a correta aplicação dos critérios de restrição de acesso constantes das tabelas de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais;

e) Propor aos Dirigentes da Fundação a renovação, alteração de prazos, reclassificação ou desclassificação de documentos, dados e informações sigilosas;

f) Manifestar-se sobre os prazos mínimos de restrição de acesso aos documentos, dados ou informações pessoais;

g) Atuar como instância consultiva do Presidente da Fundação, sempre que provocada, sobre os recursos interpostos relativos às solicitações de acesso a documentos, dados e informações não atendidas ou indeferidas;

III – Informar aos Dirigentes da Fundação a previsão de necessidades orçamentárias, bem como encaminhar relatórios periódicos sobre o andamento dos trabalhos;

IV – Manter registros de seus trabalhos e, quando for o caso, das subcomissões no processo relativo aos Trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, contemplado na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio, oficializada pelo Decreto nº 48.898/2004, sob o código de classificação 06.01.06.01.

Parágrafo 1º - Para o perfeito cumprimento de suas atribuições, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA deverá se reunir periodicamente e poderá convocar servidores que possam contribuir com seus conhecimentos e experiências, bem como constituir subcomissões e grupos de trabalho.

Artigo 3º - A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA deverá consultar a Procuradoria Jurídica quanto à definição de classificação, prazos de guarda e destinação dos documentos das atividades-fim, para sua posterior aprovação pela Presidência da FAPESP.

Artigo 4º - O trabalho na Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA não implicará o recebimento de qualquer remuneração adicional e será prestado sem prejuízo das atribuições próprias dos cargos ou funções de seus integrantes, sendo considerado como serviço público relevante.

Artigo 5º - Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação, revogando as disposições em contrário.

São Paulo, 06 de agosto de 2012

CELSO LAFER
Presidente